Hợp đồng thuê kho thường được ký khá vội: hai bên xem kho, thống nhất giá, bên cho thuê đưa ra một bản mẫu vài trang và bên thuê ký để kịp chuyển hàng vào. Mọi chuyện ổn cho tới khi mái dột làm ướt hàng, chủ kho tăng giá giữa chừng, hoặc tới ngày trả kho hai bên cãi nhau về tiền cọc. Lúc đó người ta mới mở hợp đồng ra và phát hiện những điều quan trọng nhất không hề được ghi.
Bài viết này phân biệt hai loại hợp đồng thuê kho đang dùng phổ biến, liệt kê 12 điều khoản nên có, các lỗi hay gặp và danh sách kiểm tra trước khi ký. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn của luật sư.
Hợp đồng thuê kho có mấy loại?
Trên thực tế có hai loại khác nhau về bản chất pháp lý, dù thường được gọi chung một tên.
| Tiêu chí | Hợp đồng thuê mặt bằng kho | Hợp đồng dịch vụ lưu kho |
|---|---|---|
| Bản chất | Thuê tài sản: bên thuê nhận một diện tích để tự sử dụng | Dịch vụ: bên kho nhận hàng, bảo quản và xuất theo yêu cầu |
| Ai quản lý hàng | Bên thuê | Bên cung cấp dịch vụ |
| Cách tính tiền | Theo m² mỗi tháng | Theo m², m³, pallet hoặc theo lượng hàng thực tế |
| Trách nhiệm hàng hóa | Chủ yếu thuộc bên thuê | Bên kho chịu trong phạm vi thỏa thuận |
| Nhân sự, thiết bị | Bên thuê tự lo | Có sẵn |
| Thủ tục địa điểm kinh doanh | Thường cần thông báo | Thông thường không phát sinh |
Hợp đồng thuê mặt bằng chịu sự điều chỉnh của quy định về hợp đồng thuê tài sản trong Bộ luật Dân sự 2015. Hợp đồng dịch vụ lưu kho gắn với quy định về dịch vụ logistics trong Luật Thương mại và hợp đồng gửi giữ tài sản. Xác định đúng loại ngay từ đầu giúp bạn biết mình cần điều khoản nào. Về thủ tục địa điểm, xem bài thuê kho có phải đăng ký địa điểm kinh doanh.
12 điều khoản nên có trong hợp đồng thuê kho
1. Thông tin và tư cách các bên
Bên cho thuê phải là người có quyền cho thuê: chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Nếu thuê lại từ một bên đang thuê, cần văn bản đồng ý của chủ sở hữu.
2. Mô tả kho
Địa chỉ, diện tích tính tiền, chiều cao, tải trọng sàn, số cửa, kèm sơ đồ và ảnh chụp hiện trạng. Ghi rõ diện tích tính theo lòng kho hay tính cả sân bãi, lối đi chung.
3. Mục đích sử dụng và loại hàng
Loại hàng được phép và không được phép lưu trữ. Điều này liên quan trực tiếp tới an toàn cháy nổ và bảo hiểm.
4. Thời hạn thuê và gia hạn
Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, quyền ưu tiên gia hạn, thời hạn báo trước khi không gia hạn.
5. Giá thuê và điều chỉnh giá
Đơn giá, đã gồm VAT chưa, kỳ thanh toán. Nếu hợp đồng dài, ghi rõ khi nào được tăng giá và tăng tối đa bao nhiêu phần trăm.
6. Đặt cọc
Số tiền, điều kiện hoàn trả, thời hạn hoàn trả sau khi bàn giao, các trường hợp bị khấu trừ.
7. Chi phí ngoài tiền thuê
Điện, nước, phí quản lý, bảo vệ, vệ sinh, bốc xếp, phí ngoài giờ. Ghi rõ đơn giá và cách đo đếm.
8. Sửa chữa và bảo trì
Hư hỏng kết cấu như mái, tường, nền do bên nào chịu; hư hỏng do quá trình sử dụng do bên nào chịu; thời hạn khắc phục khi mái dột hoặc cửa hỏng.
9. Trách nhiệm với hàng hóa
Ai chịu khi mất trộm, ngập nước, cháy, chuột bọ. Với hợp đồng dịch vụ, cần có giới hạn bồi thường và quy trình lập biên bản.
10. Phòng cháy chữa cháy và bảo hiểm
Kho có đủ điều kiện phòng cháy với loại hàng của bạn không, bên nào mua bảo hiểm cháy nổ cho nhà kho, bên nào mua cho hàng hóa.
11. Quyền ra vào và giờ hoạt động
Giờ xe được vào, tải trọng xe tối đa, quy định với nhân sự và khách của bên thuê.
12. Chấm dứt, phạt vi phạm và giải quyết tranh chấp
Các trường hợp được đơn phương chấm dứt, thời hạn báo trước, mức phạt, cách bàn giao lại kho và nơi giải quyết tranh chấp.
Phụ lục nên kèm theo hợp đồng thuê kho
- Sơ đồ vị trí và diện tích thuê.
- Biên bản bàn giao kèm ảnh chụp hiện trạng nền, tường, mái, cửa, hệ thống điện.
- Danh mục trang thiết bị bàn giao: kệ, đèn, bình chữa cháy, camera.
- Bảng giá dịch vụ phát sinh: bốc xếp, xe nâng, làm ngoài giờ.
- Nội quy kho và quy định an toàn.
- Với kho dịch vụ: mẫu phiếu nhập, phiếu xuất, biên bản kiểm kê.
Biên bản bàn giao có ảnh là tài liệu quan trọng nhất khi trả kho. Thiếu nó, bên thuê rất khó chứng minh vết nứt hay mảng thấm đã có từ trước.
8 lỗi hay gặp khi ký hợp đồng thuê kho
- Ký với người không có quyền cho thuê: không kiểm tra giấy tờ kho, ký với người thuê lại mà chủ sở hữu không biết.
- Diện tích không rõ: trả tiền cho cả lối đi chung, hoặc diện tích thực nhỏ hơn hợp đồng.
- Không có điều khoản điều chỉnh giá: chủ kho tăng giá sau vài tháng và bên thuê không có căn cứ từ chối.
- Điều kiện hoàn cọc mơ hồ: chỉ ghi hoàn cọc khi kết thúc hợp đồng, không nêu thời hạn và các khoản được trừ.
- Không nói gì về sửa chữa: mái dột giữa mùa mưa mà không bên nào chịu trách nhiệm.
- Bỏ qua phòng cháy: thuê kho không đủ điều kiện cho loại hàng dễ cháy, vừa nguy hiểm vừa có thể bị xử phạt.
- Hợp đồng không có hóa đơn: chi phí thuê khó được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
- Không có điều khoản thoát: kinh doanh thay đổi nhưng không thể trả kho sớm, hoặc phải mất toàn bộ tiền cọc.
Hợp đồng thuê kho có cần công chứng không?
Nhìn chung, pháp luật hiện hành không bắt buộc công chứng hợp đồng thuê nhà kho giữa các bên; hợp đồng lập thành văn bản, có chữ ký của người có thẩm quyền là có giá trị. Các bên vẫn có thể công chứng theo thỏa thuận, và nên cân nhắc khi giá trị hợp đồng lớn, thời hạn dài hoặc bên cho thuê là cá nhân. Quy định về kinh doanh bất động sản đã thay đổi trong vài năm gần đây, nên với hợp đồng dài hạn bạn hãy hỏi lại luật sư hoặc phòng công chứng.
Chứng từ và thuế liên quan
- Hóa đơn: bên cho thuê là doanh nghiệp phải xuất hóa đơn. Bên cho thuê là cá nhân có nghĩa vụ thuế riêng với thu nhập cho thuê tài sản; hai bên nên thỏa thuận rõ ai kê khai và nộp.
- Thanh toán: chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt để chi phí được chấp nhận.
- Chứng từ kho: biên bản bàn giao, phiếu nhập xuất, sổ tồn kho khớp với sổ kế toán.
Quy định thuế với cá nhân cho thuê tài sản và với hộ kinh doanh đã có nhiều thay đổi trong giai đoạn 2025–2026. Hãy hỏi kế toán của bạn trước khi chốt điều khoản về thuế.
Khi nào nên chọn hợp đồng dịch vụ lưu kho?
Tự thuê mặt bằng kéo theo nhiều việc: thủ tục địa điểm, thuê thủ kho, bảo vệ, phòng cháy, mua kệ và xe nâng. Với doanh nghiệp chỉ cần vài chục mét vuông hoặc lượng hàng thay đổi theo mùa, hợp đồng dịch vụ lưu kho thường gọn hơn:
- Trả tiền theo diện tích hoặc lượng hàng thực dùng, tăng giảm theo tháng.
- Kho có sẵn nhân sự, thiết bị và quy trình nhập xuất.
- Trách nhiệm với hàng hóa được quy định rõ trong hợp đồng dịch vụ.
- Kết hợp được đóng gói, vận chuyển từ cùng một đầu mối.
REX Logistics cung cấp dịch vụ kho bãi theo hình thức này tại TP.HCM. Bạn có thể tham khảo thêm cho thuê kho TPHCM, cho thuê kho nhỏ TPHCM, thuê kho ngắn hạn TPHCM, cho thuê kho Thủ Đức và thuê kho cho shop online.
Danh sách kiểm tra trước khi ký
- Đã xem giấy tờ chứng minh quyền cho thuê chưa?
- Đã đo lại diện tích thực tế chưa?
- Đã xem kho vào lúc trời mưa hoặc hỏi về tình trạng ngập, dột chưa?
- Xe tải cỡ bạn cần có vào được không, giờ nào?
- Kho có đủ điều kiện phòng cháy cho loại hàng của bạn không?
- Điện ba pha, internet, nhà vệ sinh, chỗ đậu xe ra sao?
- Giá đã gồm những gì, khi nào được tăng?
- Tiền cọc hoàn trong bao lâu, bị trừ trong trường hợp nào?
- Muốn trả kho sớm thì báo trước bao lâu, phạt bao nhiêu?
- Kế toán đã xem điều khoản hóa đơn và thuế chưa?
Đàm phán hợp đồng thuê kho: nên bắt đầu từ đâu?
Bản hợp đồng thuê kho do bên cho thuê soạn thường nghiêng về phía họ. Bên thuê không cần sửa mọi điều, nhưng nên tập trung vào bốn điểm có ảnh hưởng lớn nhất tới tiền bạc.
- Giá và lộ trình tăng giá: đề nghị giữ nguyên giá trong năm đầu và giới hạn mức tăng các năm sau.
- Tiền cọc: rút ngắn thời hạn hoàn cọc và liệt kê cụ thể các khoản được trừ.
- Quyền trả kho sớm: thương lượng thời hạn báo trước hợp lý thay cho mất toàn bộ cọc.
- Trách nhiệm sửa chữa: hư hỏng kết cấu do bên cho thuê chịu, có thời hạn khắc phục.
Mọi thay đổi so với bản mẫu nên được ghi thẳng vào hợp đồng thuê kho hoặc phụ lục có chữ ký hai bên. Thỏa thuận miệng hay tin nhắn rất khó dùng làm căn cứ khi tranh chấp.
Nếu bên cho thuê từ chối sửa bất kỳ điều khoản nào trong hợp đồng thuê kho, đó cũng là một thông tin hữu ích về cách họ sẽ hành xử trong suốt thời gian thuê.
Tóm tắt: hợp đồng thuê kho tốt cần có gì?
- Hợp đồng thuê kho phải xác định đúng loại: thuê mặt bằng hay dịch vụ lưu kho.
- Diện tích, hiện trạng và mục đích sử dụng được mô tả kèm sơ đồ, ảnh chụp.
- Giá, lộ trình tăng giá và các chi phí ngoài tiền thuê được ghi cụ thể.
- Điều kiện và thời hạn hoàn cọc rõ ràng.
- Hợp đồng thuê kho phân định trách nhiệm sửa chữa, phòng cháy và hàng hóa.
- Có điều khoản chấm dứt sớm và giải quyết tranh chấp.
Một hợp đồng thuê kho đầy đủ sáu ý trên sẽ giúp bạn tránh phần lớn tranh chấp thường gặp. Nếu bạn chỉ cần vài chục mét vuông, hợp đồng thuê kho theo hình thức dịch vụ thường gọn hơn thuê mặt bằng.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng thuê kho viết tay có giá trị không?
Hợp đồng bằng văn bản có chữ ký hợp lệ của hai bên là có giá trị. Tuy nhiên bản đánh máy rõ ràng, có phụ lục và đóng dấu với doanh nghiệp sẽ dễ làm việc với cơ quan thuế và ngân hàng hơn.
Nên đặt cọc bao nhiêu?
Thị trường thường thỏa thuận theo số tháng tiền thuê. Điều quan trọng hơn con số là điều kiện và thời hạn hoàn cọc.
Thuê kho vài tháng có cần hợp đồng không?
Có. Thời hạn ngắn không làm giảm rủi ro về hàng hóa và tiền cọc.
Chủ kho bán kho cho người khác thì hợp đồng còn hiệu lực không?
Nên có điều khoản quy định bên mua kế thừa hợp đồng thuê. Khi phát sinh thực tế, hãy hỏi luật sư.
Hàng mất trong kho thuê thì ai chịu?
Tùy loại hợp đồng và điều khoản trách nhiệm. Với thuê mặt bằng, bên thuê thường tự chịu trừ khi lỗi thuộc bên cho thuê; với dịch vụ lưu kho, bên kho chịu trong phạm vi đã thỏa thuận.
Có mẫu hợp đồng thuê kho dùng chung được không?
Mẫu hợp đồng thuê kho chỉ nên dùng làm khung. Mỗi kho, mỗi loại hàng và mỗi hình thức thuê có rủi ro riêng, nên hợp đồng thuê kho cần được điều chỉnh theo thực tế. Với hợp đồng thuê kho giá trị lớn, hãy nhờ luật sư rà soát trước khi ký.
Liên hệ REX Logistics để được tư vấn trước khi ký hợp đồng thuê kho
Nếu bạn cần báo giá kho hoặc muốn xem mẫu hợp đồng thuê kho theo hình thức dịch vụ, hãy gửi thông tin cho REX Logistics. Nhân viên sẽ phản hồi trong giờ làm việc, báo rõ chi phí và mọi khoản phát sinh trước khi ký.
- Hotline, Zalo: 0922 339 886
- Email: vanchuyenrexlog@gmail.com
- Địa chỉ: 1014 Phạm Văn Đồng, phường Hiệp Bình, TP.HCM
- Giờ làm việc: 08:30 – 17:30, thứ Hai đến thứ Bảy
Bạn cũng có thể xem bảng giá vận chuyển tham khảo hoặc để lại yêu cầu tại trang liên hệ.
